Внедрение Битрикс24 в Чебоксарах

Практически любой спор внутри компании о продажах упирается в отсутствие данных. Отдел говорит, что заявки стали хуже, маркетинг – что заявок достаточно, а руководитель выбирает ту версию, которую слышал последней. Настроенная система заканчивает этот спор арифметикой. Разбираем набор отчётов, которые появляются у руководителя через месяц после запуска портала: что показывает каждый, откуда берёт данные и какое решение позволяет принять.

Как устроены продажи компаний из Чебоксар

Чебоксары как столица Чувашской Республики держатся на электротехнике и приборостроении, тракторном машиностроении, кабельной продукции, стройматериалах, текстиле и пищевой переработке. Почти все эти компании продают далеко за пределы республики: дилерам, проектным институтам, монтажным организациям, торговым сетям. Отсюда две особенности учёта. Во-первых, сделка длинная и многоступенчатая, с техническими согласованиями. Во-вторых, у одного клиента бывает по несколько параллельных проектов, и без нормальной структуры данных они сливаются в одну кучу.

Первое, что делает порядок: единая карточка клиента

До внедрения история клиента разложена по трём местам: почта менеджера, его телефон и папка на диске. Когда сотрудник уходит, вместе с ним уходит и контекст. В портале компания, контактные лица, переписка, звонки, счета и отгрузки собираются в одну карточку, а сделки привязываются к ней отдельными записями. Только после этого любые отчёты становятся возможны: считать нечего до тех пор, пока данные лежат в личных ящиках.

Проектные продажи: как считать сделку длиной в год

У поставщиков, отгружающих оборудование далеко за Чебоксары, между первым контактом и оплатой проходит от полугода. Обычная воронка для этого не годится, поэтому этапы описываются событиями, которые можно проверить:

• получен запрос и техническое задание;
• подготовлено техническое решение и расчёт;
• изделие включено в проектную документацию;
• согласована спецификация и график поставки;
• договор подписан;
• отгрузка выполнена, данные пришли из 1С.

Третий пункт для проектного бизнеса ключевой: если ваша позиция попала в проект, вероятность продажи вырастает в разы. Отчёт по количеству таких попаданий за квартал показывает будущую выручку задолго до того, как она появится в кассе.

Конверсия по переходам и длительность этапов

Отчёт считает долю прошедших дальше по каждому переходу и среднее время нахождения сделки на этапе. Вторая цифра для длинного цикла важнее первой. Если техническое решение готовится в среднем девять дней, а конкурент отвечает за три, вы проигрываете не ценой и не километрами между Чебоксарами и площадкой заказчика, а скоростью, и никакая скидка это не компенсирует. Сокращение самого долгого этапа обычно требует не денег, а изменения порядка передачи запросов между отделом продаж и техническими специалистами.

Отдельно фиксируется время первого ответа на входящий запрос. У технически сложных товаров ответ «мы посчитаем и вернёмся» тоже считается ответом, если за ним закреплён срок. Система следит за этим сроком и напоминает о нём, а в отчёт попадает доля запросов, по которым обещание нарушено. Показатель неприятный, но именно он объясняет, почему часть клиентов не доходит даже до обсуждения цены.

Дилеры и представители в других регионах

Отдельный отчёт нужен всем, кто продаёт через партнёров за пределами Чувашской Республики. В нём – объём по каждому дилеру, динамика к прошлому кварталу, дата последней отгрузки и список тех, кто перестал заказывать. Работа с этим списком стоит дешевле привлечения новых партнёров, но пока перечень нигде не формируется, о выпавших вспоминают через год. Здесь же считается доля выручки по регионам – отдельно продажи по Чебоксарам, отдельно дальние рынки: так видно, где присутствие держится на одном активном партнёре и потому уязвимо.

Второй разрез этого отчёта – доля выручки, приходящаяся на трёх крупнейших партнёров. Когда она переваливает за половину, компания живёт в зоне риска: уход одного дилера обрушивает квартал. Цифра концентрации считается автоматически и обычно оказывается выше, чем предполагал собственник, потому что в памяти крупные и мелкие клиенты весят примерно одинаково, а в деньгах – нет.

Кто из менеджеров приносит деньги, а кто оформляет заказы

Отчёт по сотрудникам разводит загрузку и результат: количество активных сделок, сумма закрытых, доля новых клиентов в результате, время реакции на обращение и число карточек без следующего шага. Сотрудник с лучшей выручкой нередко весь квартал обрабатывал повторные заказы постоянных партнёров, а тот, кого считали слабым, вывел на согласование два новых проекта, которые оплатятся через полгода. Обе роли компании нужны, но премировать их по одной шкале бессмысленно.

Причины отказов и сервисные обращения

Причина проигрыша выбирается из закрытого списка: цена, срок изготовления, не прошли по техническим требованиям, выбрали другого поставщика, проект заморожен, не вышли на связь. Рядом с воронкой продаж заводится отдельная воронка рекламаций и сервисных обращений – для производителя из Чебоксар это важный источник данных. Если по одной позиции количество обращений растёт, отчёт покажет это раньше, чем начнут падать повторные заказы. Продажи и сервис, разложенные по разным файлам, такой связи не дают никогда.

План-факт по выручке и прогноз по сделкам в работе

Отчёт сравнивает план, оплаты и взвешенный прогноз, а для проектных поставок дополнительно показывает воронку следующего полугодия. Здесь же видно качество прогнозов каждого менеджера: насколько заявленные даты закрытия совпадают с реальными. Систематическое смещение на месяц вправо означает не обман, а нечёткие критерии этапов, и правится это настройкой воронки, а не разговорами о честности.

Утренняя сводка и связка рекламы с выручкой

Каждое утро в Телеграм приходят цифры за сутки: новые обращения по источникам, оплаты, движение по этапам, зависшие заявки. Раз в неделю добавляется отчёт по каналам: сумма закрытых сделок и стоимость привлечения рубля выручки по каждому источнику – формам сайта, звонкам с подменных номеров, письмам, обращениям из WhatsApp, Telegram и ВКонтакте. Для длинного цикла выводы делаются не раньше третьего месяца, иначе легко отключить канал, который просто ещё не успел дозреть. Как эти данные применяются в кампаниях, описано на странице продвижения сайтов.

Решения, ради которых собираются отчёты

Через месяц после запуска руководитель принимает решения по данным, а не по интонациям:

• куда вкладывать деньги – в канал с наибольшей суммой закрытых сделок, даже если заявки там дороже;
• кого учить – точечно, по этапу, где падает конверсия у конкретного человека;
• что переписывать – техническое предложение или сроки, если этап рушится у всей команды;
• кого возвращать – дилеров и клиентов из списка выпавших.

Сроки, стоимость и что происходит после запуска

Экспресс-запуск – от 60 000 ₽ и пять рабочих дней. Внедрение под ключ – от 180 000 ₽ и три-четыре недели: аудит процессов, роботы и автозадачи, интеграции, отчёты и регламент. Обмен с 1С по номенклатуре, счетам, оплатам и отгрузкам – от 90 000 ₽ и две недели, телефония и мессенджеры – от 35 000 ₽ и три дня, портал с задачами, проектами и базой знаний – от 70 000 ₽, сопровождение – от 15 000 ₽ в месяц. Первые тридцать дней после сдачи доработки бесплатны, затем проводится контрольная встреча с разбором отчётов. Лицензия Битрикс24 покупается напрямую у вендора и в стоимость работ не входит, смета фиксируется договором до старта.

РОСТСАЙТ работает с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах России: сайты, продвижение, чат-боты, мобильные приложения. Поэтому путь от рекламного объявления до оплаченного счёта настраивается одной командой и не рвётся на стыке подрядчиков. Что ещё стоит перевести в цифру после отдела продаж, разобрано в разделе автоматизации бизнеса, а первичный сбор запросов в нерабочее время закрывают чат-боты. Назовите три цифры, которые хотите видеть каждое утро, и мы покажем, как они соберутся в вашем портале: +7 (901) 417-22-12.