Автоматизация бизнеса в Чебоксарах

Любая система в компании существует ради одного – ради решений, которые она позволяет принять. Расширять штат или нет. Гнаться за новым рынком или дожимать текущих клиентов. Снижать цену или ускорять производство. Каждое такое решение стоит денег, и каждое обычно принимается на основе мнения, а не измерения. Автоматизация начинается с вопроса, какие цифры нужны руководителю ежедневно, и только потом переходит к тому, в какой программе они появятся.

Промышленный профиль Чебоксар и всей Чувашской Республики – электротехника и релейное оборудование, машиностроение, химия, стройматериалы, переработка сельхозпродукции – задаёт особый тип продаж. Поставка идёт по спецификации, через проектный институт или службу главного энергетика, а решение принимают несколько человек за несколько месяцев. Здесь привычные отчёты работают хуже всего.

Когда сделка живёт полгода, месячная выручка ничего не измеряет

Оборот за месяц у поставщика оборудования в Чебоксарах отражает работу, сделанную прошлой весной. Хороший месяц может означать, что вовремя отгрузили давний контракт, плохой – что заказчик перенёс срок. По этой цифре нельзя понять ни качество работы отдела сейчас, ни выручку следующего квартала. Нужны показатели движения, а не завершения: сколько новых проектов взято в работу, сколько прошло технического согласования, сколько дошло до спецификации. Они показывают будущее за три-четыре месяца до того, как оно превратится в деньги.

Опережающие показатели вместо запаздывающих

Разделите свои отчёты на две группы. Запаздывающие – выручка, маржа, число отгрузок: они описывают результат и ничего не подсказывают. Опережающие – те, что предсказывают результат:

• количество новых обращений с квалификацией по отрасли и объёму;
• число сделок, перешедших на следующий этап за неделю;
• сумма проектов, где отправлено техническое предложение;
• среднее время нахождения сделки на каждом этапе;
• доля проектов, где есть контакт с лицом, принимающим решение, а не только с исполнителем.

Последний пункт для проектных поставок критичен. Проект, где менеджер общается только с инженером, а до снабжения и руководителя не добрался, проигрывается почти всегда, и понять это можно за месяцы до итога.

Карта проектной сделки и контрольные точки

Этапы описывают так, чтобы переход между ними подтверждался фактом, а не ощущением: получен запрос и определена отрасль; выяснены технические требования и объём; подготовлен подбор оборудования или аналог; отправлено техническое предложение; предложение прошло согласование у заказчика; согласована цена и условия оплаты; подписана спецификация; отгрузка; оплата. Переводить сделку на следующую стадию можно только при выполненном условии – получен документ, состоялся разговор с нужным человеком. Иначе воронка превращается в набор оптимистичных оценок.

Данные, которых нет ни в бухгалтерии, ни в 1С

Учётная система знает, что отгружено и оплачено. Она ничего не знает о тех, кто не купил, – а именно эта половина реальности нужна для управления. В ней хранятся причины проигрышей, длительность согласований, история переговоров, обещания, данные конкурентами условия. Компания без CRM видит только выигранные сделки и потому уверена, что работает хорошо. Первый же отчёт по проигрышам обычно меняет представление о собственном положении на рынке.

Причины проигрыша в проектных поставках

Закрытый список причин здесь свой: не прошли по техническим требованиям, оборудование не заложено в проект, дороже конкурента, длинный срок поставки, не устроили условия оплаты, проект заморожен, работали не с тем контактным лицом. Через полгода распределение показывает системную проблему. Например, если основная доля – «не заложено в проект», продажи начинают не с закупщика, а с проектного института – в Чувашской Республике или в регионе, где строится объект, – и это меняет всю стратегию отдела, а не отдельный скрипт разговора.

Сколько проектов реально держит один инженер по продажам

В сложных поставках менеджер производственной компании из Чебоксар – наполовину технический специалист, и его пропускная способность ниже, чем в рознице. Практический предел – 30–50 активных проектов, дальше часть перестаёт получать внимание. Мерить нужно не общее число, а количество проектов, по которым больше двух недель не было ни одного контакта, и количество карточек без запланированного следующего шага. Это ежедневная цифра, и обычно после её появления выручка растёт раньше, чем начинаются любые вложения в рекламу.

Себестоимость обращения при узкой аудитории

Когда потенциальных заказчиков несколько сотен на всю страну и большинство из них – далеко за Чебоксарами, обычная логика «дешевле клик – лучше» не работает. Считать нужно стоимость квалифицированного обращения, то есть такого, где подтверждены отрасль, объём и наличие бюджета. Разница между стоимостью просто заявки и квалифицированной заявки в узких нишах бывает десятикратной. С автоматической разметкой источников это считается само, и решения по продвижению сайта и контекстной рекламе принимаются по подписанным спецификациям, а не по трафику.

Почему квартальный отчёт описывает вчерашний мир

Сводка, которую собирают руками к концу периода, ошибается трижды. Её готовит тот, чью работу она оценивает. Она опирается на память, а память вычёркивает неудобное. И она приходит, когда квартал закрыт. При цикле сделки в четыре месяца это означает, что ошибку в работе с проектами обнаружат через полгода после того, как она начала стоить денег. Данные, которые фиксируются в момент события, дают ту же информацию сразу.

Сервис и повторные поставки – отдельная воронка

После пуска объекта начинается вторая жизнь клиента: запчасти, замена, расширение, шефмонтаж – и по Чебоксарам, и на дальних площадках. У этих сделок другой цикл и другие этапы, и в общей воронке они портят статистику. Отдельная воронка сервиса даёт две полезные цифры: доля выручки от повторных обращений и средний срок возврата клиента. В электротехнике, на которой во многом стоят Чебоксары, повторные поставки нередко дают больше половины оборота, но пока их не считают отдельно, отдел продаж работает только на новые проекты.

Бюджет внедрения и сроки по этапам

Экспресс-запуск CRM – от 60 000 рублей и 5 рабочих дней. Внедрение под ключ с аудитом процессов, роботами, автозадачами, интеграциями и отчётами – от 180 000 рублей, 3–4 недели. Обмен с 1С по номенклатуре, счетам, оплатам и отгрузкам – от 90 000 рублей, две недели. Телефония, WhatsApp и Telegram в одном окне – от 35 000 рублей за три дня. Портал с задачами, проектами и согласованиями – от 70 000 рублей. Сопровождение – от 15 000 рублей в месяц. Подробно о платформе – в разделе внедрение Битрикс24, лицензия оплачивается вендору напрямую и в смету работ не входит.

Частые вопросы

У нас сложная номенклатура, менеджеры подбирают оборудование вручную. Это можно ускорить? Частично. Справочник номенклатуры подтягивается из учётной системы, и в карточке сделки подбор ведётся по актуальным ценам и остаткам, а коммерческое предложение и спецификация собираются по шаблону в один клик. Инженерную часть подбора система за специалиста не сделает, но время на оформление документов сокращается заметно – это обычно несколько часов в неделю на человека. Обмен с 1С занимает около двух недель.

Как считать конверсию, если сделка длится больше квартала? Не по календарным периодам, а по когортам: берутся все проекты, стартовавшие в одном месяце, и отслеживается их судьба по этапам. Тогда видно реальную конверсию, а не смесь старых и новых сделок в одном отчёте. Параллельно смотрят скорость движения – сколько сделок сменило этап за неделю. Эти два показателя вместе дают понимание задолго до того, как первая когорта дойдёт до оплаты.

Что делать, если часть переговоров ведут технические специалисты, а не продавцы? Заводить их в систему как участников сделки с ограниченными правами. Технический специалист видит свои проекты и вносит результаты согласований, продавец ведёт коммерческую часть, руководитель видит обе. Так в карточке остаётся полная история, а не половина, и не приходится восстанавливать, кто и что обещал заказчику. Настройка прав – часть внедрения и отдельных денег не стоит.

Как быстро можно получить первые отчёты? Показатели скорости – необработанные обращения, время первого ответа, сделки без следующего шага – доступны со второй недели работы в системе. Конверсия по этапам требует накопления выборки, для проектных продаж это два-три месяца. Сравнения по когортам и сезонам – от года. Поэтому начинают с быстрых показателей: они и дают первый результат, и приучают команду работать в системе к моменту, когда появятся более тонкие отчёты.

РОСТСАЙТ работает с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах России. Сайты, продвижение, чат-боты и CRM делает одна команда, поэтому связка «реклама – обращение – проект – отгрузка» собирается целиком. Договор и фиксированная смета до старта. Позвоните по номеру +7 (901) 417-22-12: разберём вашу воронку и назовём срок запуска.